Statuts de l'association Les ForgeMondes – Association Les ForgeMondes

Les ForgeMondes

Statuts de l'association

Nom et siège

Il est créé une association dénommée : Les ForgeMondes

Le siège est fixé à : Chez Julien MATHELIN, 1 Rue Etienne Juillard, 67100 STRASBOURG

Cette association est régie par les articles 21 à 79 – III du Code civil local et sera inscrite au registre des associations du tribunal d’instance de Strasbourg

Objet

L’association a pour objet l’organisation et la participation aux activités sur les thèmes suivants :

Les jeux de rôles sur table
Les jeux de rôles grandeur nature
Les jeux de société
Le théâtre
L’escrime ludique
Toute activité connexe au jeu de rôle

L’association doit, par ces activités, mettre en oeuvre dans ses moyens la diffusion des valeurs et des connaissances liées à l’univers du jeu de rôle au grand public

Moyens d’action

Pour réaliser son objet, l’association se dote notamment des moyens d’action suivants :

La tenue de réunions de travail.
La vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre de son objet ou susceptible de contribuer à sa réalisation.
L’organisation de soirées thématiques.
L’organisation d’événements comme des festivals, des concerts, des conférences, des conventions, etc.
L’organisation d’atelier ouvert à tous
L’organisation de formation pour les membres
De manière générale, la mise en relation des gens autour de thématique variée.

Durée

L’association est constituée pour une durée illimitée.

Ressources

Les ressources de l’association sont constituées de:

Les cotisations des membres,
Les subventions émanant d’organismes publics ou privés,
Le revenu des biens et valeurs de l’association,
Les dons et legs qui pourraient lui être faits,
Les recettes des manifestations organisées par l’association,
Toutes autres ressources qui ne sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur.

Les membres

Peut devenir membre toute personne physique intéressée par l’objet de l’association.

L’association se compose :

Des forgeurs : Ils participent activement à la vie de l’association. Ils disposent du droit de vote délibératif et peuvent se présenter aux postes du bureau s’ils sont membres de l’association depuis plus d’une année. Ils payent une cotisation.
Des premiers forgeurs (membres fondateurs) : Ils ont créé l’association en 2014 et ont été signataires des statuts et ont participé à l’assemblée générale constitutive. Ils disposent du droit de vote délibératif et peuvent se présenter aux postes du bureau. Ils payent une cotisation comme tout membre.

Chaque membre prend l’engagement de respecter les présents statuts.

Conditions d’adhésion

La qualité de membre est acquise sur demande orale ou écrite adressée au bureau de l’association et suite à la validation du bureau. L’adhésion se fait au choix :

En ligne sur le site de l’Association en remplissant un formulaire dédié et en réglant directement via une interface en ligne.
En vous adressant à un membre du bureau de l’association qui se chargera de vous demander les informations nécessaires à votre adhésion ainsi qu’un paiement par chèque ou en espèces.

Le bureau aura 1 mois maximum pour refuser toute adhésion sans avoir à motiver sa décision, même si le paiement a été pris en compte. En cas de refus d’adhésion, le règlement de la cotisation sera remboursé sous un délai maximum de trois mois à compter de la décision du bureau. Il est également possible suite à un refus d’adhésion de faire appel devant l’assemblée générale dans un délai d’un mois. Le bureau tient à jour une liste des membres.

Montant et validité de l’adhésion

L’adhésion à l’association les ForgeMondes est de 5€ et la validité est pour l’année civile courante. Une tolérance de trois mois est accordée sur l’année civile suivant la période d’adhésion pour permettre à un membre de l’association de régulariser sa situation.

Sanctions

Le bureau détermine la gravité d’une faute et la sanction à appliquer en conséquence.

Perte de la qualité de membre

9.1

La qualité de forgeur se perd par :

La démission adressée au président par écrit sans préavis
Le décès
L’exclusion prononcée par l’assemblée générale ou le bureau, pour non-paiement de la cotisation ou tout autre motif grave .
Automatiquement le 31 Mars de l’année suivant la dernière cotisation.

Il est possible de faire appel de la décision devant l’assemblée générale dans un délai d’un mois.

Autres sanctions

9.2

Le bureau se réserve le droit d’appliquer toute sanction prévue à l’article 4 du règlement intérieur. Cette décision peut être contestée par la personne concernée devant une assemblée générale dans un délai d’un mois après décision du bureau.

Assemblée Générale (composition et convocation)

L’Assemblée Générale (AG) est composée de l’ensemble des membres de l’association. Elle se réunit une fois par an et chaque fois que l’intérêt de l’association l’exige, sur convocation du président. Le président convoque également l’AG sur demande du bureau ou de 1/10e des membres ayant une voix délibérative, dans un délai de un mois.

Les convocations contiennent l’ordre du jour et sont adressées par écrit (y compris par voie numérique) dans un délai de 15 jours.

Pour que l’AG puisse valablement délibérer, la présence de 10% des membres (présents ou représentés, arrondi au supérieur) disposant de la voix délibérative est nécessaire.

Si cette proportion n’est pas atteinte, une seconde AG sera convoquée dans un délai de 15 jours, elle pourra alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Le vote par procuration est autorisé mais limité à une procuration par membre disposant du droit de vote délibératif.

Les résolutions de l’AG sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Ne pourront prendre part au vote que les membres disposant d’une voix délibérative. Les votes se font à main levée sauf si au moins un des membres demandent le vote à bulletin secret.

Chaque vote qui concerne une nomination/exclusion à un poste et la radiation d’un membre doit se faire à bulletin secret.

L’ordre du jour est fixé par le bureau. Seules sont valables les résolutions prises par l’AG sur les points inscrits à l’ordre du jour. La présidence de l’AG appartient au président. Toutes les délibérations et résolutions de l’AG font l’objet d’un procès-verbal et sont consignées dans le registre « délibérations des assemblées générales » signé par le président et le secrétaire. Il est également tenu une feuille de présence qui est signée par chaque membre et certifiée conforme par le président et le secrétaire.

A la lecture de l’ordre du jour, n’importe quel membre peut proposer un nouveau point à l’ordre du jour. Les points qui sont rajoutés à l’ordre du jour ne doivent pas donner lieu à un vote et seront essentiellement informatifs.

Assemblée Générale (pouvoirs)

Dans la limite des pouvoirs qui leur sont conférés par le Code Civil local et par les présents statuts, les assemblées obligent par leurs décisions tous les membres, y compris ceux et celles non présentes ou représentés lors de l’AG.

L’AG dispose de tous les pouvoirs qui n’ont pas été dévolus à un autre organe.

Le bureau

Composition

12.1

L’association est administrée par un bureau comprenant au minimum 3 membres (un président, un secrétaire, un trésorier), chacun pouvant être assisté d’un vice (un vice-président, un vice-secrétaire, un vice-trésorier), élus pour un an par l’AG des membres, et choisis en son sein. Il est possible de se présenter seul pour un poste, ou accompagné d’un binôme : dans ce cas, le binôme devra préciser avant le vote qui d’entre les deux sera vice .

Les membres éligibles sont ceux adhérant à l’association depuis au moins 12 mois consécutifs.

Le bureau peut être révoqué par l’AG pour non-respect des statuts ou tout autre motif grave relatif à la gestion morale et financière de l’association.

En cas de poste vacant, le bureau pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la plus proche AG. Les pouvoirs des membres remplaçants s’achèvent à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Pouvoirs

12.2

Le bureau prend toutes les décisions nécessaires à la gestion quotidienne de l’association comme défini ci-après. Elle assure le secrétariat de l’AG et veille à ce que toutes les mentions légales à transcrire sur le registre des associations soient effectuées. Le bureau se réunit autant de fois qu’il est nécessaire pour la bonne gestion de l’association et au minimum une fois par trimestre.

Le président

12.3

Le président fait partie des membres du bureau. Le président veille au respect des statuts et à la sauvegarde des intérêts moraux de l’association. Il supervise la conduite des affaires de l’association et veille au respect des décisions du bureau. Le président assume les fonctions de représentation légale judiciaire et extrajudiciaire de l’association dans tous les actes de la vie civile. Il peut donner délégation à d’autres membres du bureau pour l’exercice de ses fonctions de représentation. Il est élu en binôme avec le vice-président.

Le vice-président (facultatif)

12.4

Le vice-président seconde le président dans ses tâches. Il porte la voix du président par exemple lors d’événements. Il est élu et se présente en binôme avec le président lors de l’AG.

Le trésorier

12.5

Le trésorier fait partie des membres du bureau, il veille à la régularité des comptes et tient une comptabilité probante et transparente. Il rend compte de sa gestion à chaque AG. Chaque membre du bureau peut avoir un droit de regard sur l’état financier de l’association. Il est élu en binôme avec le vice-trésorier.

Le vice-trésorier (facultatif)

12.6

Le vice-trésorier est élu annuellement et se présente en binôme avec le trésorier. Il assiste le trésorier dans ses tâches et peut le représenter en cas d’absence du trésorier.

Le secrétaire

12.7

Le secrétaire fait partie des membres du bureau, il rédige les procès-verbaux d’Assemblées Générales et des réunions du bureau. Il tient le registre des délibérations des Assemblées Générales et du bureau. Il est élu en binôme avec le vice-secrétaire.

Le vice-secrétaire (facultatif)

12.8

Le vice-secrétaire seconde le secrétaire, notamment en relisant les procès-verbaux avant leurs diffusions. Il est élu en binôme avec le secrétaire.

Vérificateur aux comptes

Les vérificateurs aux comptes, au nombre de trois au maximum , sont élus chaque année lors de l’AG de l’association, et jusqu’à la fin du mandat du bureau élu. Leur rôle est de vérifier la comptabilité de la période d’exercice du bureau, d’indiquer les fautes commises durant l’exercice, de vérifier les fonds détenus par l’association et de donner des axes d’amélioration sur la gestion comptable de l’association. Ceux remportant le plus de votes seront élus. Un membre peut voter pour tout ou partie des candidats lors du vote.

Modification des statuts

La modification des statuts de l’association, y compris de son but, doit être décidée par l’AG des membres à une majorité de 2/3. Les délibérations ne peuvent porter que sur l’adoption ou le rejet des propositions de modifications arrêtées par la direction. Les conditions de convocation de l’AG examinant les modifications statutaires sont celles prévues à l’article 10 des présents statuts.

Dissolution

La dissolution de l’association est prononcée à la demande du bureau par une AG des membres. L’AG désigne également un ou plusieurs commissaires, chargés de la liquidation des biens de l’association (membre(s) ou non membre(s) de l’association). L’actif net subsistant sera obligatoirement attribué :

soit à une association poursuivant un but similaire,
soit à un organisme à but d’intérêt général (école, commune, syndicat, etc.) choisi par l’AG.

Règlement intérieur

Un règlement intérieur, établi par la direction, précise les modalités d’exécution des présents statuts. Les modifications du règlement intérieur doivent être validées par le bureau ou par l’AG à la majorité absolue. Les membres de l’association seront notifiés des changements du règlement intérieur sous un délai d’un mois au maximum

Commissions

L’association comprend différentes commissions qui permettent de diviser les tâches :

Les commissions fixes, appelées « Forges » sont créées par l’AG et modifiées par l’AG. Elles comprennent des membres de l’association qui travaillent sur un secteur d’activités permanent de l’association.
Les commissions temporaires, appelées « Ateliers » sont créées et modifiées par le bureau selon les besoins constatés. Elles comprennent des membres de l’association qui travaillent sur un événement ponctuel de l’association.

Réunions de la direction

Une réunion du bureau se constitue d’au moins trois personnes, comprenant au moins une personne de chaque secteur. Les secteurs sont :

La présidence (président, vice-président)
La trésorerie (trésorier, vice-trésorier)
Le secrétariat (secrétaire, vice-secrétaire)

Le bureau peut inviter des membres ou personnes extérieures en fonction des sujets abordés lors de ses réunions.

En cas d’égalité le vote du président est prédominant. En cas d’absence de ce dernier, toujours en situation d’égalité, le vote du vice-président est prédominant.

Vote du statut

Les présents statuts ont été adoptés par l’Assemblée Générale le 7 Octobre 2021 et remplacent les précédents statuts.